Toutes les fonctionnalités de Rentoth pour votre agence de location de voitures
Rentoth est un logiciel en ligne pour les agences de location de voitures au Maroc. Voici, groupe par groupe, tout ce qu'il fait aujourd'hui. Chaque fonction est incluse dans chaque formule : les formules ne diffèrent que par le nombre de voitures. Seule option facturée à part : le serveur de suivi de Rentoth pour les traceurs qui y envoient directement, un montant mensuel par traceur.
Réservations et calendrier de la flotte
Guide : De la réservation au contrat signé- Toutes les réservations au même endroit : celles de votre site et celles prises au comptoir, par téléphone ou sur WhatsApp, avec leur origine.
- Recherche par référence, nom ou e-mail du client, et filtres par statut, paiement et dates.
- Vues du jour en un clic, avec leur nombre : départs du jour, retours du jour, retards et réservations impayées.
- Pas de double réservation : Rentoth vérifie que la voiture est libre à chaque nouvelle réservation et à chaque changement de dates, même quand deux demandes arrivent au même moment.
- Statuts en attente, confirmée, en cours, terminée, annulée et non présenté, avec le motif d'annulation, et retour en arrière après un clic par erreur.
- Changement de dates et prolongation : la disponibilité est revérifiée et le prix recalculé ; pour une prolongation, seuls les nouveaux jours suivent les tarifs du jour.
- Durée minimale et maximale de location par voiture, et jours bloqués avec leur motif.
- Calendrier de la flotte en vue mois, semaine ou liste : départs, retours, jours bloqués et échéances des papiers des voitures.
- Une note interne sur chaque réservation, quel que soit son statut : votre équipe l'ajoute, la modifie ou l'efface, et voit qui l'a changée en dernier et quand. Le client ne la voit jamais : ni dans les e-mails, ni dans les contrats, ni sur votre site.
- Un historique sur chaque réservation, du plus récent au plus ancien et dans la langue de chacun : qui a fait quoi et quand, de la création aux changements de statut et de dates, prolongations, paiements enregistrés ou supprimés, caution, retour, note interne et frais jeune conducteur. Personne ne peut le modifier ni l'effacer, et le client ne le voit jamais.
Site de réservation en ligne pour votre agence
Guide : Votre site de réservation- Un site à votre nom sur votreagence.rentoth.com, ou sur votre propre nom de domaine, inclus dans chaque formule.
- Accueil avec recherche par dates et par ville, et page flotte avec filtres (catégorie, boîte de vitesses, carburant, prix, places, point de location) qui ne montre que les voitures libres aux dates choisies.
- Page de chaque voiture : photos, caractéristiques, équipements et prix calculé en direct selon la durée, la saison, le week-end, l'assurance, les options et la livraison ; la caution et le kilométrage compris sont indiqués.
- Demande de réservation sans compte à créer : le client reçoit une référence et retrouve sa réservation en ligne avec cette référence et son e-mail.
- Une demande bloque la voiture jusqu'à 3 heures, le temps que vous répondiez ; rien n'est confirmé sans vous.
- Boutons d'appel et WhatsApp, avec un message déjà rédigé qui nomme la voiture et les dates.
- Les voitures inactives, en entretien ou dont les papiers ont expiré disparaissent du site d'elles-mêmes.
E-mails automatiques et notifications
- Nouvelle réservation sur votre site : un e-mail à l'adresse de l'agence, à celle du propriétaire du compte et, si vous le souhaitez, à une adresse de plus (celle du comptoir, par exemple).
- Au client qui réserve sur votre site : un e-mail de réception avec sa référence dès sa demande, puis un e-mail quand vous confirmez, refusez ou annulez sa réservation.
- Le lien de signature du contrat, envoyé par e-mail à l'adresse inscrite sur le contrat ; le contrat indique si l'e-mail a été délivré.
- Un contrat signé par le lien : toute l'équipe voit aussitôt une notification, et l'adresse de l'agence et ses gérants reçoivent un e-mail avec le numéro du contrat, le client, la voiture et son immatriculation, le départ et le retour, et l'heure de la signature.
- Papiers à renouveler : un e-mail 30 jours avant, 7 jours avant et le jour de l'échéance de l'assurance, de l'immatriculation ou de la visite technique, à l'adresse de l'agence et à ses gérants ; un e-mail par jour au plus, qui liste tous les papiers concernés, les plus urgents d'abord.
- Les e-mails aux clients portent le nom de votre agence, partent dans la langue du client (six langues, l'arabe de droite à gauche), et ses réponses arrivent dans votre boîte.
- Avant de confirmer ou d'annuler une réservation, l'écran indique si le client recevra un e-mail.
- Quatre interrupteurs dans les Paramètres (nouvelles réservations à l'agence, e-mails aux clients, contrat signé, papiers des voitures), et la langue des e-mails de l'agence.
- Dans le tableau de bord, des notifications en direct, rédigées dans la langue du tableau de bord de chacun : nouvelle réservation, changements de statut et annulations, changements de dates et prolongations, voiture rendue, retour du jour ou du lendemain, retard à 1, 3, 7, 14 et 30 jours, demande restée sans réponse, papiers qui expirent, contrat signé ; et une notification du navigateur sur ordinateur, si vous l'autorisez, tant que le tableau de bord est ouvert.
- Mot de passe oublié : un lien de réinitialisation par e-mail.
Contrats de location et signature électronique
Guide : De la réservation au contrat signé- Contrat créé depuis la réservation, déjà rempli : client, voiture, dates, prix, options et caution ; pour un client qui revient, ses coordonnées sont reprises de son dernier contrat.
- Pièces du locataire : CIN, passeport ou carte de séjour avec leur numéro, permis avec son numéro et sa date d'expiration, adresse, téléphone et e-mail.
- Kilométrage et niveau de carburant au départ et au retour.
- Conditions prêtes à l'emploi écrites pour les agences marocaines, en arabe, français, anglais, espagnol, allemand et italien : conditions générales complètes, version d'une page, location longue durée, clause de livraison et d'aéroport ; et des modèles de notes (pièce vérifiée, caution en espèces, par carte ou par chèque, état des lieux au départ, livraison, deuxième conducteur, client habituel).
- Vos conditions par défaut et vos propres modèles, enregistrés une fois.
- Signature à distance : un lien privé, valable 7 jours, qui s'ouvre sur le site de votre agence ; le client choisit la langue de la page (six langues, arabe compris), lit les conditions que vous avez choisies et signe du doigt sur son téléphone. Le lien part par e-mail ou par WhatsApp, ou se copie.
- Preuve de signature : l'heure, l'adresse IP et une empreinte (SHA-256) du contenu signé sont enregistrées, puis le contrat est verrouillé ; une signature est refusée si le contrat a changé après son ouverture. C'est une signature électronique simple, pas une signature qualifiée.
- Votre signature (dessinée à l'écran ou importée) et votre cachet imprimés sur les contrats.
- Copie PDF pour le client, dans la langue où il a signé, arabe compris.
- Contrat et facture en A4, à imprimer ou en PDF : ICE, RC, patente et IF (identifiant fiscal), référence de réservation, kilométrage inclus, caution et ses conditions, frais au retour, montant payé et solde, TVA incluse ou en sus ; votre raison sociale et, si vous les saisissez dans les Paramètres, votre banque, votre RIB ou IBAN et un pied de facture.
- Contrat et facture imprimés dans la langue choisie à côté d'Imprimer : français (par défaut), arabe (de droite à gauche), anglais, espagnol, allemand ou italien. Les libellés, les mentions légales, les dates et les montants suivent cette langue, le numéro de facture ne change pas, et ce que vous ou le client avez saisi s'imprime tel quel.
- Numéros de facture par agence et par année (2026/0001), jamais réutilisés.
Tarifs, assurances, options et livraison
- Prix par jour, et tarifs selon la durée de location (par exemple de 3 à 6 jours, de 7 à 14 jours).
- Remises en pourcentage à partir de 7 jours et de 30 jours.
- Tarifs de saison (août, Aïd, fin d'année…), jusqu'à 12 par voiture : aux mêmes dates chaque année, ou entre deux dates précises pour une fête qui change de date comme l'Aïd ; et tarif du week-end.
- Assurance : un prix par jour, ou des formules (base, standard, premium, complète) avec leur description, au choix du client sur le site.
- Options (siège enfant, conducteur supplémentaire…) par voiture ou dans un catalogue de l'agence, facturées par jour ou par location, avec une quantité.
- Frais jeune conducteur en dessous de l'âge que vous fixez, par jour de location ou une fois par location : le client coche la case en réservant sur votre site, ou votre équipe la coche au comptoir ; les frais s'ajoutent au prix et figurent sur une ligne à part dans le contrat et la facture. Si la case est cochée après la signature du contrat, le contrat garde le prix signé et la facture montre les frais comme une modification de la réservation.
- Livraison : frais pour vos villes de livraison, frais pour les autres villes, et livraison offerte au-delà d'un montant.
- Kilométrage illimité, ou forfait par jour et prix du kilomètre supplémentaire, fixé sur chaque réservation.
- TVA incluse dans le prix affiché ou ajoutée ; prix en dirhams, ou en euros, dollars, livres sterling, dollars canadiens ou australiens.
- Un seul calcul de prix : le prix affiché sur le site est le prix enregistré dans la réservation.
Paiements, cautions et caisse
Guide : Paiements, cautions et caisse- Plusieurs paiements par réservation (acompte, solde) avec le mode (espèces, carte au comptoir, virement), une référence, la date et la personne qui l'a saisi ; le statut payé, partiel ou impayé se calcule tout seul.
- Solde toujours à jour : prix signé, plus frais au retour, moins paiements ; un trop-perçu est signalé.
- Un paiement saisi par erreur peut être supprimé.
- Caution par voiture ou par défaut pour l'agence, avec ses conditions affichées sur le site et imprimées sur le contrat.
- Suivi de la caution : prise (avec son mode), restituée, retenue en partie ou en totalité avec le motif ; seule la part retenue s'ajoute au solde, et une caution ne compte jamais comme une recette.
- Caisse sur la période de votre choix, jusqu'à un an : chaque encaissement, les totaux par mode de paiement, les cautions en dépôt, restituées et retenues, et les réservations qui doivent encore de l'argent ; à imprimer ou à exporter en CSV pour votre comptable.
Retours, état des lieux et frais
Guide : Retours, kilomètres et frais supplémentaires- Retour en une étape : date et heure, état de la voiture (excellent, bon, moyen, endommagé), kilométrage, notes et jusqu'à 12 photos prises au téléphone.
- Rentoth calcule les kilomètres en trop et les jours de retard au tarif vendu et vous les propose : rien n'est facturé sans vous.
- Frais au retour, ligne par ligne : retard, carburant, nettoyage, kilomètres, dommages ou libellé libre ; ils s'ajoutent au solde sans changer le prix signé.
- La caution se règle au moment du retour.
- Le compteur de la voiture est mis à jour, et un retour enregistré par erreur peut être annulé ; chaque retour, correction ou annulation est inscrit dans l'historique de la réservation.
Flotte, entretien et papiers des voitures
Guide : Configurer votre agence- Fiche de chaque voiture : marque, modèle, année, immatriculation (unique dans l'agence), numéro de châssis, catégorie, boîte de vitesses, carburant, places, portes, bagages, couleur, kilométrage et équipements.
- Jusqu'à 30 photos par voiture, prises au téléphone, avec le choix de la photo principale.
- Statut disponible, louée, en entretien ou indisponible, et voitures mises en avant sur le site.
- Carnet d'entretien : date, type (vidange, pneus, freins, contrôle, révision, réparation), coût, kilométrage, garage et date du prochain entretien.
- Échéances de l'assurance, de l'immatriculation et de la visite technique : alertes dans le tableau de bord et par e-mail 30 jours avant, 7 jours avant et le jour même, et affichage sur le calendrier.
- Une location que ces papiers ne couvrent pas est refusée, sur le site comme au comptoir ; seul un gérant peut passer outre.
- Voitures équipées d'un traceur GPS : notez l'installateur et le lien de son application de suivi, visibles par l'équipe seulement. Activez la clause de géolocalisation (loi 09-08) avec votre numéro d'autorisation de la CNDP : elle s'ajoute aux contrats de ces voitures, et Rentoth peut alors les afficher sur une carte (voir « Suivi GPS » plus bas).
Suivi GPS, avec vos propres traceurs
Guide : Suivi GPS- Deux façons de relier vos traceurs, toutes deux en lecture seule. S'ils remontent déjà vers une plateforme (Wialon, Traccar, Navixy, GPSWox ou flespi), votre installateur vous donne un jeton ou un sous-compte en lecture seule ; vous gardez votre installateur et votre abonnement.
- S'ils ne remontent vers aucune plateforme que Rentoth sait lire, des traceurs compatibles envoient leurs données directement au serveur de suivi de Rentoth : Teltonika, Concox (GT06), Queclink, Coban (GPS103), Ruptela, Sinotrack (H02) et les clones TK103. Un gérant l'active dans l'onglet Hub, puis ajoute chaque traceur avec son identifiant (en général son IMEI), sa marque et sa voiture ; le tableau de bord donne à votre installateur le serveur, le port et la marche à suivre pour cette marque, avec les SMS à envoyer pour les marques qui se règlent par SMS. Le serveur garde les positions brutes 7 jours.
- Un traceur dirigé vers le serveur de Rentoth ne remonte plus vers la plateforme de votre installateur, ni dans son application, ni à sa coupure moteur, sauf s'il sait envoyer vers deux serveurs à la fois : vérifiez-le d'abord avec votre installateur.
- Chaque traceur relié à sa voiture : pour une plateforme, Rentoth propose les paires d'après la plaque, le numéro de châssis, l'identifiant ou le nom, et un gérant confirme chacune ; un traceur du serveur de Rentoth reçoit sa voiture quand vous l'ajoutez, ou plus tard.
- Une carte de la flotte en direct, actualisée toutes les 30 secondes, et une fiche par voiture : dernière position, vitesse, contact, compteur, heure du dernier signal, trajet de la dernière heure, des 6 ou des 24 dernières heures, et un lien qui ouvre la position dans Google Maps.
- Le kilométrage relevé par le traceur, proposé au départ et au retour à côté du champ kilométrage : votre équipe le vérifie au compteur avant d'enregistrer.
- Des alertes dans le tableau de bord quand une voiture bouge sans location en cours, quand le traceur d'une voiture louée se tait pendant le nombre d'heures que vous choisissez (2, 6, 12 ou 24) et, pour les gérants, quand une connexion cesse de fonctionner.
- Positions conservées 7, 30 ou 90 jours, à votre choix (30 par défaut), et un journal de qui a consulté la carte, une voiture ou un trajet. Aucune position n'est enregistrée pendant une location enregistrée dans Rentoth dont le contrat ne porte pas la clause de géolocalisation.
- Fonctionne seulement une fois que votre agence a sa propre autorisation préalable de la CNDP et a activé la clause de géolocalisation du contrat. Les gérants le configurent ; l'équipe du comptoir voit la carte.
- La connexion à votre propre plateforme est incluse dans chaque formule. Les traceurs qui envoient directement au serveur de suivi de Rentoth sont facturés un montant mensuel par traceur, ajouté à votre abonnement : voyez la page Tarifs. Les traceurs, leurs cartes SIM et l'éventuel abonnement à une plateforme restent entre vous et votre installateur.
- En lecture seule : Rentoth ne coupe jamais un moteur et n'envoie aucune commande à une voiture. C'est une aide à la surveillance, pas un service de sécurité ni de récupération, et Rentoth ne vend ni ne pose de traceurs.
Équipe, rôles et sécurité
Guide : Membres de l'équipe et rôles- Comptes illimités dans chaque formule, un par personne.
- Deux rôles : le gérant a tous les droits, sauf enregistrer les Paramètres de l'agence, réservés au propriétaire du compte ; l'agent de comptoir gère les réservations, les contrats, les paiements, les retours et la caisse.
- Un agent de comptoir ne peut pas supprimer une voiture, un contrat ou un point de location, ni modifier les paramètres de l'agence, le site, le nom de domaine ou l'équipe, ni voir l'abonnement Rentoth, ni passer outre des papiers expirés.
- Ajout, désactivation et réactivation d'un compte ; un compte désactivé garde son historique, et le compte du propriétaire ne peut pas être désactivé.
- Changer son mot de passe déconnecte les autres sessions, et les tentatives de connexion répétées sont bloquées.
- Connexion en deux étapes facultative pour chaque compte, gérants comme agents de comptoir : une fois qu'une personne l'a activée, la connexion demande, après le mot de passe, un code à 6 chiffres d'une application d'authentification (Google Authenticator, Microsoft Authenticator, Aegis…), avec 10 codes de récupération à usage unique.
- Un gérant qui a activé sa propre connexion en deux étapes peut l'exiger pour toute l'équipe : tant qu'un membre ne l'a pas activée, le tableau de bord ne lui montre aucune donnée de l'agence. La page Équipe indique qui l'a activée.
- Téléphone perdu : le gérant réinitialise la connexion en deux étapes d'un collègue depuis la page Équipe, et le collègue est déconnecté partout ; le compte du propriétaire est réinitialisé par notre équipe. Un e-mail prévient la personne quand la connexion en deux étapes est activée, désactivée ou réinitialisée, quand un code de récupération est utilisé et après plusieurs codes erronés.
Plusieurs agences et points de location
- Agences, aéroports, gares et ports dans un même compte, chacun avec son adresse, son téléphone, son e-mail, son lien Google Maps, ses horaires et son point de rendez-vous.
- Chaque voiture rattachée à un point de location ; sur votre site, recherche par ville et filtre par point de location.
- Une rubrique « Retrait » sur votre site avec vos points de location, le point de rendez-vous, un bouton d'appel et l'itinéraire.
- Tous vos points partagent le même compte : la même équipe, la même caisse et la même identité légale (ICE, RC) sur les factures.
Tableau de bord, statistiques et exports
- Tableau de bord : départs, retours et retards du jour ; pour le gérant, l'encaissé du mois, le reste dû, les cautions en dépôt et une courbe sur 12 mois.
- Statistiques sur 7 jours, 30 jours, 90 jours ou 12 mois : chiffre d'affaires réservé et encaissé, évolution des réservations, les 10 voitures qui rapportent le plus, les 5 meilleurs clients, la durée moyenne de location et les jours loués.
- Exports CSV lisibles dans Excel, accents et arabe compris, avec les titres de colonnes dans la langue de votre tableau de bord : les réservations telles que la liste est filtrée (client, voiture, dates, total, payé, reste dû, caution), vos clients (chaque personne trouvée dans vos réservations et contrats, une seule fois, avec son nombre de locations, le total payé et sa dernière location) et vos voitures (statut, prix par jour, caution, échéances des papiers).
- La caisse s'exporte aussi en CSV et s'imprime ; chaque contrat et chaque facture s'enregistre en PDF.
Six langues, dont l'arabe
- Tableau de bord en arabe, français, anglais, espagnol, allemand et italien, l'arabe de droite à gauche ; chacun choisit sa langue, et ses notifications la suivent.
- Site de l'agence dans les mêmes six langues : vous choisissez la langue principale, le visiteur peut en changer, et vos textes (titres de l'accueil, présentation, questions, note d'annulation) s'écrivent langue par langue.
- E-mails aux clients, conditions de contrat, page de signature et copie du client dans les six langues.
- Polices adaptées à l'arabe pour votre site, et dates et calendrier en arabe.
- Le contrat et la facture s'impriment en français par défaut, selon l'usage au Maroc, ou en arabe, anglais, espagnol, allemand ou italien, au choix au moment d'imprimer.
Design du site, contenu et référencement Google
Guide : Votre site de réservation- 20 thèmes de départ (du classique et du luxe au sport, à l'électrique, à la médina ou à l'aéroport), puis vos couleurs, 28 polices, les coins, les ombres, les boutons, l'en-tête et le pied de page.
- Logo, photo de couverture et titres de l'accueil par langue, avec un aperçu sur téléphone et sur ordinateur, en arabe compris.
- Sections de l'accueil à masquer ou à réordonner : chiffres, points forts, voitures mises en avant, témoignages, présentation, contact, flotte par catégorie, conditions, retrait, questions.
- Vos conditions de location (âge minimum, années de permis, documents demandés, carburant, sortie du territoire, annulation) et les modes de paiement et de caution acceptés, affichés sur le site.
- Questions et réponses : 13 réponses écrites à partir de vos données, que vous pouvez masquer, et jusqu'à 12 questions à vous.
- Témoignages que vous saisissez, affichés avec leurs étoiles sur votre site mais jamais déclarés à Google comme des notes, et un bouton « Nos avis Google » vers votre fiche.
- Mention légale de l'agence (raison sociale, ICE, RC) sur le site.
- Rien d'inventé : le site n'affiche que ce que vos données prouvent, sans chiffres ni promesses par défaut.
- Référencement technique automatique : pages lisibles sans JavaScript, titres et descriptions, données structurées AutoRental et Car, sitemap.xml et robots.txt, aperçus de partage avec photo, redirections propres.
- Rubrique « Visibilité Google » : vos coordonnées prêtes à copier dans votre fiche Google Business Profile, et une liste d'étapes.
- Votre propre nom de domaine : la page Domaine indique l'enregistrement DNS à ajouter et permet de le tester ; une fois le domaine vérifié par notre équipe, votre site s'ouvre à cette adresse en HTTPS et votreagence.rentoth.com redirige vers lui.
Ce que Rentoth ne fait pas
- Pas d'encaissement : Rentoth ne traite ni carte bancaire ni paiement en ligne ; vous enregistrez les paiements que vous recevez (espèces, carte au comptoir, virement).
- Pas d'envoi de SMS ni de messages WhatsApp automatiques, ni de rappel au client avant le départ : les boutons WhatsApp ouvrent une conversation sur le téléphone du client ou le vôtre.
- Pas de coupure moteur ni de commande envoyée à une voiture : le suivi GPS est en lecture seule, et Rentoth ne vend ni ne pose de traceurs.
- Pas d'export vers un logiciel comptable : les réservations, les clients, les voitures et la caisse s'exportent en fichiers CSV, lisibles dans Excel.
- Pas de photos au départ ni de schéma des dommages : l'état des lieux au départ se note dans le contrat.
- Pas de fichier clients séparé, pas de liste noire, pas de lecture automatique de la CIN, et pas d'espace client : vos clients réservent sans compte.
- Pas de rappel d'entretien : la date du prochain entretien se note dans le carnet d'entretien, qui la signale quand elle approche ou est passée, sans notification ni e-mail.
- La connexion en deux étapes passe uniquement par une application d'authentification : pas de code par SMS ni par e-mail, ni de clé d'accès (passkey) ou de clé de sécurité.
- Pas d'application à installer ni d'inscription en ligne : Rentoth fonctionne dans le navigateur, et nous mettons en place votre agence avec vous après une démo.
Voyez-le avec votre propre flotte
Toutes ces fonctions sont incluses dans chaque formule, avec des utilisateurs illimités et sans frais de mise en place ; seuls les traceurs sur le serveur de suivi de Rentoth ont un montant mensuel par traceur.