Paiements, cautions et caisse
Enregistrez les encaissements, séparez les cautions de vos recettes et clôturez la journée avec le bon total.
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Enregistrez chaque paiement
Sur la réservation, ajoutez chaque paiement dès qu'il est reçu : espèces, carte ou virement bancaire. La réservation indique ce qui a été payé et ce qui reste dû.
- Ouvrez la réservation et choisissez Ajouter un paiement.
- Saisissez le montant et le moyen de paiement : espèces, carte ou virement bancaire.
- Ajoutez la référence du virement ou le numéro du chèque s'il y en a un.
- Une ligne saisie par erreur peut être supprimée.
Une caution n'est pas une recette
La caution est l'argent du client, conservé jusqu'au retour de la voiture. Enregistrez-la comme reçue, puis, au retour de la voiture, comme restituée, retenue en partie ou retenue en totalité. Les cautions sont affichées à part de ce que vous avez gagné.
Fixez votre caution habituelle dans les Paramètres, ou un autre montant sur une voiture. Au retour, ouvrez Caution sur la réservation et choisissez Restituée intégralement, Partiellement retenue ou Retenue en totalité, avec le motif. Seul le montant retenu s'ajoute à ce que le client doit.
La caisse
La Caisse liste les mouvements de la journée par moyen de paiement, pour que vous puissiez contrôler le tiroir-caisse à la fermeture. Le Tableau de bord affiche ce qui a été encaissé ce mois-ci et ce qui reste dû.
- Choisissez la période : Aujourd'hui, Hier, Cette semaine, Ce mois-ci, ou vos propres dates, sur un an au plus.
- Comparez le total de chaque moyen de paiement avec le tiroir-caisse et avec votre compte bancaire.
- Les cautions sont listées à part : prises, rendues, retenues, et ce qui est encore au coffre.
- Imprimez la page avec ses lignes Compté par et Vérifié par, ou exportez-la en fichier CSV pour votre comptable.
Exports pour votre comptable
Dans Réservations, Exporter télécharge les réservations telles que la liste est filtrée (départs du jour, impayées, un statut ou une recherche), avec le total, le montant payé, le reste dû et la caution. Le même menu télécharge vos clients, avec leur nombre de locations et le total qu'ils ont réellement payé. Les fichiers sont au format CSV et s'ouvrent dans Excel, accents et arabe compris.
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Retours, kilomètres et frais supplémentaires