De la réservation au contrat signé

Les demandes du site, les appels et les clients qui passent à l'agence arrivent tous dans Réservations. Une demande du site attend votre réponse : confirmez-la, ou refusez-la en indiquant un motif.

Le détail de chaque réservation affiche son historique, du plus récent au plus ancien : qui a fait quoi et quand, de la création aux changements de statut, nouvelles dates, paiements, caution et retour. Personne ne peut le modifier, et le client ne le voit jamais.

La note interne est la note privée de votre équipe sur la réservation : ajoutez-la, modifiez-la ou effacez-la à tout moment, et voyez qui l'a changée en dernier. Elle n'apparaît jamais dans les e-mails, les contrats ou sur votre site.

Si votre agence applique des frais jeune conducteur, cochez Conducteur de moins de … ans en créant la réservation, ou plus tard sur une réservation en attente, confirmée ou active. Les frais, la taxe et le total sont recalculés, et les frais figurent sur une ligne à part dans le contrat et la facture. Si la case est cochée après la signature du contrat, le contrat garde le prix signé et la facture montre les frais comme une modification de la réservation.

À partir d'une réservation confirmée, créez le contrat. Les informations du client, la voiture, les dates et le prix sont repris de la réservation.

Envoyez le lien de signature par e-mail ou WhatsApp, ou copiez-le dans n'importe quel message. Le client lit le contrat sur son téléphone et le signe du doigt. Le contrat est alors verrouillé, et chacun de vous peut en garder une copie PDF. Dès que le client signe, toute l'équipe voit une notification, et l'agence reçoit un e-mail, sauf si vous l'avez coupé dans les Paramètres.

Dans la fenêtre du contrat, choisissez la langue du document à côté d'Imprimer : le français, par défaut à chaque ouverture, l'arabe, l'anglais, l'espagnol, l'allemand ou l'italien. L'impression et le téléchargement du PDF utilisent cette langue. Les libellés, les dates et les montants la suivent ; vos conditions et ce que vous avez saisi s'impriment tels quels. La raison sociale, l'IF, la banque et le RIB ou IBAN saisis dans les Paramètres figurent sur la facture.

Si le client modifie les dates ou prolonge la location, mettez à jour la réservation : le prix, les options et le forfait kilométrique suivent. Un contrat déjà signé conserve ce qui a été signé et indique les modifications.

Si une voiture a un traceur posé par votre installateur, cochez-le dans la fiche de la voiture et collez le lien de l'application de l'installateur : votre équipe l'ouvre ensuite depuis la page Voitures. Seule votre équipe le voit, jamais votre site. Pour en informer les locataires, activez la clause de géolocalisation dans Paramètres et saisissez le numéro d'autorisation CNDP de votre agence, obligatoire pour géolocaliser des locataires : les contrats des voitures équipées incluent alors la clause, que le locataire lit avant de signer. Une fois la clause activée, Rentoth peut aussi lire vos traceurs, afficher les voitures sur une carte et proposer le kilométrage au départ et au retour : voir le guide « Suivi GPS ».