Von der Buchung zum unterschriebenen Vertrag

Anfragen über die Website, Anrufe und Kunden, die direkt vorbeikommen, landen alle unter „Buchungen“. Eine Anfrage über die Website wartet auf Ihre Antwort: Bestätigen Sie sie oder lehnen Sie sie mit einer Begründung ab.

Die Details jeder Buchung zeigen ihren Verlauf, das Neueste zuerst: wer was wann getan hat, von der Anlage über Statusänderungen, neue Daten und Zahlungen bis zu Kaution und Rückgabe. Niemand kann ihn ändern, und der Kunde sieht ihn nie.

Die interne Notiz ist die private Notiz Ihres Teams zur Buchung: Fügen Sie sie jederzeit hinzu, ändern oder löschen Sie sie, und sehen Sie, wer sie zuletzt geändert hat. Sie erscheint nie in E-Mails, Verträgen oder auf Ihrer Website.

Wenn Ihre Agentur eine Jungfahrergebühr erhebt, kreuzen Sie beim Anlegen der Buchung „Fahrer unter … Jahren“ an, oder später bei einer ausstehenden, bestätigten oder laufenden Buchung. Gebühr, Steuer und Gesamtbetrag werden neu berechnet, und die Gebühr steht in einer eigenen Zeile im Vertrag und auf der Rechnung. Wird das Kästchen erst nach der Unterschrift des Vertrags angekreuzt, behält der Vertrag den unterschriebenen Preis, und die Rechnung zeigt die Gebühr als Buchungsänderung.

Erstellen Sie den Vertrag aus einer bestätigten Buchung. Kundendaten, Auto, Mietzeitraum und Preis werden aus der Buchung übernommen.

Senden Sie den Link zur Unterschrift per E-Mail oder WhatsApp, oder kopieren Sie ihn in eine beliebige Nachricht. Der Kunde liest den Vertrag auf seinem Smartphone und unterschreibt mit dem Finger. Danach ist der Vertrag gesperrt, und Sie beide können eine PDF-Kopie aufbewahren. Sobald der Kunde unterschreibt, sieht das ganze Team eine Benachrichtigung, und die Agentur erhält eine E-Mail, sofern Sie diese in den Einstellungen nicht abgeschaltet haben.

Wählen Sie im Fenster des Vertrags die Dokumentsprache neben „Drucken“: Französisch, bei jedem Öffnen voreingestellt, Arabisch, Englisch, Spanisch, Deutsch oder Italienisch. Drucken und PDF-Download verwenden diese Sprache. Bezeichnungen, Daten und Beträge folgen ihr; Ihre Bedingungen und Ihre eigenen Eingaben werden so gedruckt, wie sie geschrieben sind. Firmenname, IF, Bank und RIB oder IBAN aus den Einstellungen stehen auf der Rechnung.

Ändert der Kunde den Zeitraum oder verlängert er die Miete, passen Sie die Buchung an: Preis, Extras und Kilometerkontingent werden automatisch neu berechnet. Ein bereits unterschriebener Vertrag behält den unterschriebenen Inhalt und zeigt, was sich geändert hat.

Hat ein Auto einen Tracker von Ihrem Installateur, markieren Sie das im Formular des Autos und fügen Sie den Link zur App des Installateurs ein: Ihr Team öffnet sie dann über die Seite „Autos“. Nur Ihr Team sieht diese Angaben, nie Ihre Website. Um die Mieter zu informieren, schalten Sie in den Einstellungen die Ortungsklausel ein und geben die CNDP-Genehmigungsnummer Ihrer Agentur ein, die für die Ortung von Mietern nötig ist: Die Verträge der Autos mit Tracker enthalten dann die Klausel, und der Mieter liest sie vor der Unterschrift. Mit eingeschalteter Klausel kann Rentoth auch Ihre Tracker lesen, die Autos auf einer Karte zeigen und den Kilometerstand bei Übergabe und Rückgabe vorschlagen: siehe die Anleitung „GPS-Ortung“.