De la reserva al contrato firmado

Las solicitudes del sitio web, las llamadas y los clientes que llegan a la oficina van todos a Reservas. Una solicitud del sitio web espera tu respuesta: confírmala o recházala indicando el motivo.

El detalle de cada reserva muestra su historial, de lo más reciente a lo más antiguo: quién hizo qué y cuándo, desde la creación hasta los cambios de estado, las nuevas fechas, los pagos, la fianza y la devolución. Nadie puede editarlo, y el cliente nunca lo ve.

La nota interna es la nota privada de tu equipo sobre la reserva: añádela, edítala o bórrala cuando quieras, y mira quién la cambió por última vez. Nunca aparece en los correos, en los contratos ni en tu sitio.

Si tu agencia cobra un cargo por conductor joven, marca Conductor menor de … años al crear la reserva, o más tarde en una reserva pendiente, confirmada o activa. El cargo, el impuesto y el total se recalculan, y el cargo aparece en su propia línea en el contrato y en la factura. Si la casilla se marca después de firmar el contrato, el contrato conserva el precio firmado y la factura muestra el cargo como una modificación de la reserva.

Desde una reserva confirmada, crea el contrato. Los datos del cliente, el coche, las fechas y el precio se rellenan a partir de la reserva.

Envía el enlace de firma por correo o WhatsApp, o cópialo en cualquier mensaje. El cliente lee el contrato en su móvil y firma con el dedo. Después el contrato queda bloqueado y los dos podéis guardar una copia en PDF. En cuanto el cliente firma, todo el equipo ve una notificación y la agencia recibe un correo, salvo que lo hayas desactivado en Ajustes.

En la ventana del contrato, elige el idioma del documento junto a Imprimir: francés, por defecto cada vez, árabe, inglés, español, alemán o italiano. La impresión y la descarga en PDF usan ese idioma. Las etiquetas, las fechas y los importes lo siguen; tus condiciones y lo que escribiste se imprimen tal cual. La razón social, el IF, el banco y el RIB o IBAN que introduces en Ajustes aparecen en la factura.

Si el cliente cambia las fechas o alarga el alquiler, actualiza la reserva: el precio, los extras y los kilómetros incluidos se ajustan solos. Un contrato ya firmado conserva lo que se firmó y muestra lo que ha cambiado.

Si un coche tiene un localizador instalado por tu proveedor, márcalo en la ficha del coche y pega el enlace a la aplicación del instalador: tu equipo la abre después desde la página Coches. Solo tu equipo lo ve, nunca tu web. Para informar a los arrendatarios, activa la cláusula de geolocalización en Ajustes e introduce el número de autorización de la CNDP de tu agencia, obligatoria para geolocalizar a los arrendatarios: los contratos de los coches con localizador incluyen entonces la cláusula, que el arrendatario lee antes de firmar. Con la cláusula activada, Rentoth también puede leer tus localizadores, mostrar los coches en un mapa y proponer los kilómetros en la entrega y en la devolución: consulta la guía «Seguimiento GPS».