Dalla prenotazione al contratto firmato

Le richieste dal sito, le chiamate e i clienti che passano in agenzia finiscono tutti in Prenotazioni. Una richiesta dal sito aspetta te: confermala, oppure rifiutala indicando il motivo.

Il dettaglio di ogni prenotazione mostra la sua cronologia, dalla voce più recente: chi ha fatto cosa e quando, dalla creazione ai cambi di stato, alle nuove date, ai pagamenti, alla cauzione e alla riconsegna. Nessuno può modificarla, e il cliente non la vede mai.

La nota interna è la nota privata del tuo team sulla prenotazione: aggiungila, modificala o cancellala in qualsiasi momento, e vedi chi l'ha cambiata per ultimo. Non compare mai nelle email, nei contratti o sul tuo sito.

Se la tua agenzia applica un supplemento giovani conducenti, spunta Conducente sotto i … anni quando crei la prenotazione, oppure più tardi su una prenotazione in attesa, confermata o in corso. Supplemento, imposta e totale vengono ricalcolati, e il supplemento compare su una riga a parte nel contratto e in fattura. Se la casella viene spuntata dopo la firma del contratto, il contratto mantiene il prezzo firmato e la fattura mostra il supplemento come modifica della prenotazione.

Da una prenotazione confermata, crea il contratto. I dati del cliente, l'auto, le date e il prezzo vengono ripresi dalla prenotazione.

Invia il link di firma via email o WhatsApp, oppure copialo in un messaggio qualsiasi. Il cliente legge il contratto sul suo telefono e firma con un dito. A quel punto il contratto si blocca, ed entrambi potete conservarne una copia PDF. Appena il cliente firma, tutto il team vede una notifica e l'agenzia riceve un'email, a meno che tu non l'abbia disattivata nelle Impostazioni.

Nella finestra del contratto, scegli la lingua del documento accanto a Stampa: francese, predefinito a ogni apertura, arabo, inglese, spagnolo, tedesco o italiano. La stampa e il download del PDF usano quella lingua. Etichette, date e importi la seguono; le tue condizioni e ciò che hai scritto si stampano così come sono. Ragione sociale, IF, banca e RIB o IBAN inseriti nelle Impostazioni compaiono in fattura.

Se il cliente cambia le date o prolunga il noleggio, aggiorna la prenotazione: prezzo, extra e franchigia chilometrica si adeguano. Un contratto già firmato conserva ciò che è stato firmato e mostra cosa è cambiato.

Se un'auto ha un localizzatore montato dal tuo installatore, segnalalo nella scheda dell'auto e incolla il link all'app dell'installatore: il tuo team la apre poi dalla pagina Auto. Solo il tuo team vede queste informazioni, mai il tuo sito. Per informare i locatari, attiva la clausola di geolocalizzazione in Impostazioni e inserisci il numero di autorizzazione CNDP della tua agenzia, necessaria per geolocalizzare i locatari: i contratti delle auto con localizzatore includono allora la clausola, che il locatario legge prima di firmare. Con la clausola attiva, Rentoth può anche leggere i tuoi localizzatori, mostrare le auto su una mappa e proporre i chilometri alla consegna e alla riconsegna: vedi la guida «Tracciamento GPS».