Comment faire l'état des lieux d'une voiture de location ?

C'est le relevé de l'état de la voiture fait avec le client à deux moments : au départ, quand vous lui remettez les clés, puis au retour, quand il vous les rend. Les deux relevés suivent la même liste, dans le même ordre, pour pouvoir être comparés ligne par ligne.

Il couvre ce que l'on voit (carrosserie, vitres, jantes, intérieur), ce que l'on mesure (kilométrage, niveau de carburant) et ce que l'on remet (documents, clés, accessoires). Les photos complètent l'écrit ; elles ne le remplacent pas.

Pour l'agence, c'est aussi une question d'organisation. Le cahier des charges de 2024 sur la location de voitures sans chauffeur confie au responsable de l'activité la vérification des contrats et des documents de location, ainsi que la gestion et l'entretien des véhicules (article 7). Une fiche identique pour chaque location rend ce contrôle simple à tenir.

Ce guide donne une méthode de travail, pas un avis juridique. Pour vos conditions de location et la façon de facturer un dommage, faites relire votre contrat par un juriste.

Les mêmes points, dans le même ordre, aux deux moments. Au départ, vous notez tout ce qui existe déjà ; au retour, vous cherchez ce qui a changé.

Les documents du véhicule ont une date de validité. Avant de commencer à exploiter une voiture, l'agence remet aux services territoriaux du ministère chargé du transport dont relève son siège une copie du certificat d'immatriculation (carte grise), une copie du certificat de visite technique en cours de validité (sauf voiture neuve immatriculée en série WW) et une copie de l'attestation d'assurance en cours de validité (cahier des charges de 2024, article 10). Ce texte ne traite pas de l'état des lieux. Au départ, vérifiez que les documents laissés dans la voiture n'expirent pas avant la fin de la location.

Une série complète, toujours dans le même ordre, prise au moment de la remise des clés et refaite au retour. Le nombre de photos compte moins que la régularité : deux séries prises de la même façon se comparent facilement.

1. L'avant de la voiture avec la plaque d'immatriculation lisible, pour identifier le véhicule.
2. Les quatre côtés, puis les quatre angles, en vue large.
3. Chaque défaut de près, avec une photo plus large qui montre où il se trouve.
4. Les jantes et le pare-brise.
5. Le tableau de bord contact mis : compteur kilométrique, jauge de carburant et voyants.
6. L'intérieur : sièges avant et arrière, tapis, coffre.
7. Au retour, la même série dans le même ordre, puis les nouveaux défauts de près.

Photographiez à la lumière du jour ou dans un endroit bien éclairé ; si ce n'est pas possible (retour de nuit, parking sombre), écrivez-le sur la fiche. Prenez les photos devant le client, gardez les fichiers d'origine et rangez-les sous le numéro du contrat pour les retrouver.

Le contrat porte les chiffres du départ et les règles qui serviront au retour. Écrits avant la signature, ils évitent la discussion au moment de rendre la voiture.

• Le kilométrage et le niveau de carburant au départ.
• Le forfait kilométrique (ou la mention « kilométrage illimité ») et le prix du kilomètre supplémentaire.
• Le montant de la caution, son mode de versement et les conditions de sa restitution.
• La franchise en cas de dommage, et ce qu'elle ne couvre pas.
• Les dommages déjà présents au départ, avec leur emplacement, ou la référence de la fiche d'état des lieux signée qui les liste.
• La règle du carburant (rendu au même niveau, ou la règle de votre agence), les frais de nettoyage et de retard.
• La date, l'heure et le lieu du retour prévu.

Au retour, complétez avec le kilométrage et le carburant du retour, l'état constaté, les frais facturés et ce qui est fait de la caution.

Écrivez des constats précis : « rayure d'environ 10 cm sur la porte arrière droite » plutôt que « petites rayures ». Une mention vague comme « véhicule en bon état » ne permet pas de comparer le départ et le retour.

Le modèle « Conditions générales complètes » proposé dans Rentoth prévoit déjà (articles 4, 9 et 10) qu'un état des lieux écrit est établi au départ et au retour en présence du locataire, que la voiture est rendue avec le même niveau de carburant qu'au départ, et que les dommages sont facturés sur justificatif (devis ou facture de réparation) dans les limites de l'article 6 : la franchise, qui ne s'applique pas en cas de faute grave, de conducteur non déclaré, d'alcool ou de stupéfiants, ou de négligence, et dont sont exclus pneus, jantes, vitres, rétroviseurs et dessous du véhicule, sauf option souscrite. Ce sont des modèles : relisez-les et complétez les montants laissés en blanc.

Montrez-le au client sur place, comparez avec la fiche et les photos du départ, et notez-le avant qu'il parte. Un dommage découvert après son départ est bien plus difficile à discuter avec lui.

1. Vérifiez sur la fiche et les photos du départ que le dommage n'y figurait pas.
2. Montrez-le au client et photographiez-le de près et de loin.
3. Décrivez-le sur la fiche de retour : emplacement, taille, nature.
4. Faites signer la fiche de retour au client ; s'il refuse, notez-le avec la date et l'heure.
5. Chiffrez la réparation comme le prévoit votre contrat (devis ou facture, franchise), puis facturez la somme ou retenez-la sur la caution en indiquant le motif.
6. Remettez au client une copie de la fiche et le détail des frais.

Les autres écarts se traitent de la même façon : carburant manquant, kilomètres au-delà du forfait, retard, nettoyage. Chaque frais porte un libellé clair et un montant, et renvoie à une ligne de la fiche.

Dans Rentoth, les relevés du départ sont sur le contrat et le retour s'enregistre sur la réservation. Le guide des retours en détaille les étapes.

• Départ : en créant le contrat depuis la réservation, vous saisissez le kilométrage et le niveau de carburant (vide, 1/4, 1/2, 3/4 ou plein). Le contrat imprimé les affiche, avec le forfait kilométrique ; une fois le contrat signé, ils ne changent plus.
• Retour : « Enregistrer le retour », sur la réservation, demande la date et l'heure réelles, le compteur, l'état (Excellent, Bon, Moyen ou Endommagé), vos notes et jusqu'à 12 photos. Le kilométrage et le carburant du retour se saisissent à part sur le contrat (Rentoth ne les y recopie pas), même signé ; c'est ainsi qu'ils sont imprimés.
• Contrôles : le formulaire de retour a son propre champ « Compteur au départ (km) ». Au premier retour, il reprend le kilométrage noté sur le contrat, que vous pouvez corriger avant d'enregistrer ; il reste vide si le contrat n'en indique pas. Une fois ce relevé enregistré avec un retour, il n'est plus modifiable. C'est à ce chiffre que Rentoth compare le compteur de retour pour signaler un compteur inférieur.
• Frais : pendant la saisie, Rentoth propose le montant d'un retour en retard (en jours, au prix journalier de la location) et celui des kilomètres au-delà du forfait, comptés à partir du compteur de départ. Rien n'est facturé tant que vous ne l'ajoutez pas. Carburant, nettoyage ou dommage s'ajoutent en lignes au solde, sans modifier le prix signé.
• Caution : restituée intégralement, partiellement retenue ou retenue en totalité, avec le motif ; seule la part retenue s'ajoute à ce que doit le client (voir le guide des paiements et cautions).
• Confidentialité et historique : les notes, photos et frais du retour ne sont visibles que par l'équipe de l'agence. Chaque enregistrement ou correction du retour est inscrit dans l'historique de la réservation (qui, quand, l'état de la voiture et le total des frais), que personne ne peut modifier ; les notes et photos remplacées par une correction n'y sont pas conservées. Si un retour est annulé, le compteur, les notes, les photos et les frais sont conservés, et l'annulation est aussi inscrite dans cet historique.
• Documents du véhicule : si les dates d'expiration de l'immatriculation, de l'assurance et du contrôle technique sont saisies, Rentoth bloque une location qui les dépasse ; un compte « Gérant » de l'agence peut passer outre (pas un « Agent de comptoir »), et c'est noté sur la réservation.

Ce que Rentoth ne fait pas aujourd'hui :

• pas de photos au départ : les photos s'ajoutent au retour seulement, gardez la série de départ de votre côté ;
• pas de schéma de la voiture ni de champ dédié aux dommages déjà présents : le modèle de note « État des lieux au départ » permet de les lister dans les notes internes du contrat, mais ces notes ne sont ni imprimées ni signées par le client et restent modifiables ; notez-les donc sur la fiche papier signée, ou ajoutez-les aux conditions du contrat avant la signature (elles sont imprimées et ne changent plus une fois le contrat signé) ;
• pas de signature du client sur l'enregistrement du retour : faites signer la fiche papier ;
• pas de jauge de carburant connectée : le carburant est saisi par votre équipe ; le kilométrage aussi, sauf si un traceur GPS relié à Rentoth le propose, que votre équipe vérifie alors au compteur ;
• pas d'application mobile : Rentoth est une application web, qui s'ouvre dans le navigateur.

Voici un modèle de fiche à recopier dans votre traitement de texte ou à imprimer depuis cette page. Une fiche par location, remplie au départ, complétée au retour et signée les deux fois.