كيف تُنجز محضر معاينة حالة السيارة (état des lieux) عند التسليم والإرجاع؟

هو تسجيل حالة السيارة مع الزبون في لحظتين: عند التسليم، حين تسلّمه المفاتيح، ثم عند الإرجاع، حين يعيدها إليك. ويتبع التسجيلان نفس القائمة وبنفس الترتيب، حتى تمكن مقارنتهما سطرا بسطر.

يشمل ما يُرى (الهيكل، الزجاج، الجنوط، الداخل)، وما يُقاس (عداد الكيلومترات، مستوى الوقود)، وما يُسلَّم (الوثائق، المفاتيح، التوابع). والصور تكمّل المحضر المكتوب ولا تعوّضه.

وهو بالنسبة للوكالة مسألة تنظيم أيضا. فدفتر التحملات المتعلق بكراء السيارات بدون سائق لسنة 2024 يُسند إلى المسؤول عن النشاط التحققَ من العقود ووثائق كراء السيارات، وتسييرَ وصيانة المركبات المخصصة للكراء (المادة 7). ومحضر موحّد لكل عملية كراء يجعل هذه المراقبة سهلة.

يقدم هذا الدليل طريقة عمل، وليس استشارة قانونية. اعرض شروط الكراء عندك وطريقة احتساب الأضرار على مختص في القانون.

نفس النقاط وبنفس الترتيب في المرتين. عند التسليم تسجّل كل ما هو موجود أصلا، وعند الإرجاع تبحث عمّا تغيّر.

ولوثائق السيارة تاريخ صلاحية. فقبل الشروع في استخدام أي مركبة، تُدلي الوكالة للمصالح الترابية للوزارة المكلفة بالنقل التابع لها مقرها الاجتماعي بنسخة من شهادة التسجيل (البطاقة الرمادية)، ونسخة من شهادة المراقبة التقنية سارية الصلاحية (باستثناء المركبات الجديدة المسجلة في السلسلة WW)، ونسخة من شهادة التأمين سارية الصلاحية (دفتر التحملات لسنة 2024، المادة 10). ولا يتناول هذا النص محضر المعاينة. وعند التسليم، تأكد أن الوثائق الموجودة في السيارة لا تنتهي صلاحيتها قبل نهاية الكراء.

سلسلة كاملة، دائما بنفس الترتيب، تُلتقط عند تسليم المفاتيح وتُعاد عند الإرجاع. والانتظام أهم من عدد الصور: سلسلتان التُقطتا بنفس الطريقة تسهل مقارنتهما.

1. مقدمة السيارة مع لوحة الترقيم واضحة، لتحديد السيارة.
2. الجوانب الأربعة، ثم الزوايا الأربع، بلقطة واسعة.
3. كل عيب عن قرب، مع صورة أوسع تُظهر مكانه في السيارة.
4. الجنوط والزجاج الأمامي.
5. لوحة القيادة بعد إدارة مفتاح التشغيل: عداد الكيلومترات ومؤشر الوقود والأضواء التحذيرية.
6. الداخل: المقاعد الأمامية والخلفية، والأفرشة، والصندوق الخلفي.
7. عند الإرجاع، نفس السلسلة وبنفس الترتيب، ثم العيوب الجديدة عن قرب.

التقط الصور في ضوء النهار أو في مكان جيد الإضاءة؛ وإذا تعذّر ذلك (إرجاع ليلا، موقف مظلم)، فاكتبه في المحضر. التقطها أمام الزبون، واحتفظ بالملفات الأصلية، ورتّبها تحت رقم العقد حتى تجدها بسهولة.

يحمل العقد أرقام التسليم والقواعد التي ستُطبَّق عند الإرجاع. وكتابتها قبل التوقيع تجنّب النقاش عند إرجاع السيارة.

• عداد الكيلومترات ومستوى الوقود عند التسليم.
• حصة الكيلومترات (أو عبارة «كيلومترات غير محدودة») وسعر الكيلومتر الإضافي.
• مبلغ الضمانة وطريقة أدائها وشروط إرجاعها.
• مبلغ التحمل (franchise) في حالة الضرر، وما لا يشمله.
• الأضرار الموجودة أصلا عند التسليم مع مكانها، أو مرجع محضر المعاينة الموقّع الذي يذكرها.
• قاعدة الوقود (الإرجاع بنفس المستوى، أو القاعدة المعمول بها في وكالتك)، ومصاريف التنظيف والتأخير.
• تاريخ وساعة ومكان الإرجاع المتفق عليه.

وعند الإرجاع، أكمل بعداد الكيلومترات والوقود عند الإرجاع، والحالة المعاينة، والمصاريف المحتسبة، وما تقرر بشأن الضمانة.

اكتب معاينات دقيقة: «خدش بطول 10 سنتيمترات تقريبا في الباب الخلفي الأيمن» بدل «خدوش صغيرة». فعبارة عامة مثل «السيارة في حالة جيدة» لا تسمح بمقارنة التسليم بالإرجاع.

نموذج «الشروط العامة الكاملة» المقترح في Rentoth ينص أصلا (البنود 4 و9 و10) على تحرير محضر كتابي لمعاينة حالة السيارة عند الانطلاق وعند الإرجاع بحضور المكتري، وعلى إرجاع السيارة بنفس مستوى الوقود الذي سُلّمت به، وعلى احتساب الأضرار بناء على وثيقة مثبتة (كشف تقديري أو فاتورة الإصلاح) في الحدود المنصوص عليها في البند 6: مبلغ التحمل، الذي لا يسري في حالة الخطأ الجسيم أو السائق غير المصرح به أو السياقة تحت تأثير الكحول أو المخدرات أو الإهمال، وتُستثنى منه الإطارات والجنوط والزجاج والمرايا العاكسة والجزء السفلي للسيارة ما لم يُكتتب خيار يشملها. وهي نماذج: راجعها وأكمل المبالغ المتروكة فارغة.

أطلِع الزبون عليه في عين المكان، وقارن بمحضر التسليم وصوره، وسجّله قبل أن ينصرف. فالضرر الذي يُكتشف بعد انصرافه أصعب بكثير في النقاش معه.

1. تحقق من محضر التسليم وصوره أن الضرر لم يكن موجودا.
2. أطلِع الزبون عليه، وصوّره عن قرب ومن بعيد.
3. صِفه في محضر الإرجاع: مكانه وحجمه ونوعه.
4. اطلب من الزبون توقيع محضر الإرجاع؛ وإذا رفض، سجّل ذلك مع التاريخ والساعة.
5. قدّر تكلفة الإصلاح كما ينص عقدك (كشف تقديري أو فاتورة، مبلغ التحمل)، ثم احتسب المبلغ أو اقتطعه من الضمانة مع ذكر السبب.
6. سلّم الزبون نسخة من المحضر وتفصيل المصاريف.

وتُعالج الفروق الأخرى بنفس الطريقة: الوقود الناقص، والكيلومترات التي تتجاوز الحصة، والتأخير، والتنظيف. لكل مصروف وصف واضح ومبلغ، ويحيل على سطر في المحضر.

في Rentoth، تُسجَّل قراءات التسليم في العقد، ويُسجَّل الإرجاع في الحجز. ويشرح دليل الإرجاع الخطوات بالتفصيل.

• التسليم: عند إنشاء العقد من الحجز، تُدخل عداد الكيلومترات ومستوى الوقود (فارغ، 1/4، 1/2، 3/4 أو ممتلئ). ويعرضهما العقد المطبوع مع حصة الكيلومترات؛ وبعد توقيع العقد لا يتغيران.
• الإرجاع: «تسجيل الإرجاع» في الحجز يطلب التاريخ والساعة الفعليين، والعداد، والحالة («ممتازة» أو «جيدة» أو «متوسطة» أو «متضررة»)، وملاحظاتك، وما يصل إلى 12 صورة. أما كيلومترات الإرجاع ووقوده فتُدخَل على حدة في العقد (لا ينقلها Rentoth إليه تلقائيا)، حتى بعد توقيعه؛ وبذلك تُطبع فيه.
• المراقبة: لنموذج الإرجاع خانة خاصة به «عداد الكيلومترات عند التسليم». وعند أول تسجيل للإرجاع، يملؤها بالعداد المسجَّل في العقد، ويمكنك تصحيحه قبل الحفظ؛ وتبقى فارغة إذا لم يُسجَّل في العقد. ومتى سُجِّلت هذه القراءة مع الإرجاع، لا تُعدَّل بعد ذلك. وبهذا الرقم يقارن Rentoth عداد الإرجاع لينبّه إذا كان أقل منه.
• المصاريف: يقترح Rentoth أثناء الإدخال مبلغ التأخر في الإرجاع (بالأيام وبالسعر اليومي للكراء)، ومبلغ الكيلومترات التي تتجاوز الحصة، محسوبة انطلاقا من عداد التسليم. ولا يُحتسب أي شيء ما لم تُضفه بنفسك. والوقود والتنظيف والضرر تُضاف كسطور إلى الرصيد، دون تغيير الثمن الموقّع.
• الضمانة: تُرجَع كاملة أو تُحتجز جزئيا أو كليا، مع ذكر السبب؛ ولا يُضاف إلى ما يدين به الزبون إلا الجزء المحتجز (انظر دليل الدفعات والضمانات).
• السرية والسجل: ملاحظات الإرجاع وصوره ومصاريفه لا يراها إلا فريق الوكالة. ويُدوَّن كل تسجيل للإرجاع أو تصحيح له في سجلّ الحجز (من قام به، ومتى، وحالة السيارة ومجموع المصاريف)، ولا يستطيع أحد تعديل هذا السجل؛ لكن الملاحظات والصور التي يستبدلها التصحيح لا تُحفظ فيه. أما إذا أُلغي إرجاع مسجّل، فيُحتفظ بالعداد والملاحظات والصور والمصاريف، ويُدوَّن الإلغاء أيضًا في هذا السجل.
• وثائق السيارة: إذا أُدخلت تواريخ انتهاء صلاحية التسجيل والتأمين والفحص التقني، يمنع Rentoth كل كراء يتجاوزها؛ ويمكن لحساب بدور «مدير» في الوكالة تجاوز هذا المنع (وليس لحساب بدور «موظف استقبال»)، ويُدوَّن ذلك في الحجز.

ما لا يقوم به Rentoth حاليا:

• لا صور عند التسليم: تُضاف الصور عند الإرجاع فقط، فاحتفظ بسلسلة صور التسليم عندك؛
• لا رسم للسيارة ولا خانة مخصصة للأضرار الموجودة أصلا: يسمح نموذج الملاحظة «معاينة حالة السيارة عند الانطلاق» بذكرها في الملاحظات الداخلية للعقد، لكن هذه الملاحظات لا تُطبع ولا يوقّعها الزبون وتبقى قابلة للتعديل؛ لذا سجّلها في المحضر الورقي الموقّع، أو أضفها إلى شروط العقد قبل التوقيع (فهي تُطبع في العقد ولا تتغير بعد توقيعه)؛
• لا توقيع للزبون على تسجيل الإرجاع: اطلب منه توقيع المحضر الورقي؛
• لا مقياس وقود متصل: يُدخل فريقك مستوى الوقود بنفسه، وكذلك العداد، إلا إذا اقترحه جهاز تتبع GPS مربوط بـ Rentoth، فيتحقق منه فريقك عندئذ على عداد السيارة؛
• لا تطبيق للهاتف: Rentoth تطبيق ويب يُفتح في المتصفح.

هذا نموذج محضر تنقله إلى برنامج معالجة النصوص أو تطبعه من هذه الصفحة. محضر واحد لكل عملية كراء، يُملأ عند التسليم ويُكمَل عند الإرجاع ويوقَّع في المرتين.